Офисная телефония - IP-телефония в офисе

Телефония для офиса — это головная боль для многих руководителей компаний и начальников ИТ-отделов. Одни организации хотят быстро и выгодно подключить телефонию с нуля, другие — рационально модернизировать существующую сеть, не производя капитальное обновление всей инфраструктуры. При этом в каждом случае компании в первую очередь рассматривают облачные коммуникационные сервисы. Почему бизнес выбирает IP-телефонию в офис, давайте разбираться.

IP-телефония — это универсальный вид связи, который можно использовать как обособленный сервис, так и комплексное решение, которое сочетает в себе  виртуальную, аналоговую и даже мобильную телефонию. Давайте подробнее рассмотрим 2 ключевых схемы подключения IP-телефонии в офис, поговорим об их особенностях подключения и функциональных возможностях для бизнеса.

Телефония в офис с нуля

Это самый простой и быстрый способ организации телефонной связи в компании. Как правило, такую схему выбирают начинающие предприниматели и стартапы, а также малый и средний бизнес при открытии новых офисов и филиалов.

Особенности подключения IP-телефонии с нуля

Минимальные вложения на старте. Для IP-телефонии достаточно подключить выделенный интернет-канал, ширина которого должна быть не менее 100 кбит/сек на каждую линию. Никакое специальное оборудование покупать не требуется. Доступ к серверам предоставляет поставщик услуг. Прокладывать провода тоже не надо. Для звонков вы можете использовать любой телефонный аппарат или программный телефон.

Быстрое подключение. В данном случае срок подключения и настройки работы коммуникационных сервисов — не более 1 часа. Подключения осуществляется удаленно силами провайдера. Настроить работу сервисов также готова техподдержка. Причем это не базовые настройки, а индивидуальные в соответствии с вашим техническим заданием (ТЗ). 

Использование в работе единого номера. Как правило, при подключении телефонии в офис с нуля компании выбирают городские телефонные номера. Сегодня провайдеры предлагают огромный пул российских и иностранных номеров, номера в коде 8800. Особенность виртуального номера — это многоканальность и отсутствие привязки к адресу, то есть даже при переезде номер сохраняется за вашей компанией.

Базовый набор сервисов. При подключении IP-телефонии у нас компании получают более 100 базовых сервисов для приема и обработки звонков: голосовое приветсвие и IVR, сценарии и очереди звонков, переадресация, голосовая почта, АОН, статистика и запись телефонных разговоров и т.д. Данные функции являются бесплатными для всех наших абонентов на любых тарифных планах.

Как мы уже сказали выше, для приема и совершения звонков вы можете использовать любые устройства:

• Телефон с SIP-адаптером позволяют подключать обычные аппараты к интернету и звонить через сеть. Это современное компактное устройство обеспечивает качественную, стабильную и недорогую связь с передачей данных по IP протоколу.

• Специальный  IP-телефон работает автономно и не требует дополнительного ПО и VOIP-шлюза. Данные устройства уже поддерживают большое число полезных для работы опций в зависимости от бизнес-задач: видео, режим конференции, запись звонков и др.

• Программный телефон (софтфон) можно установить на любой ПК или ноутбук, а также мобильный телефон или смартфон. Данное ПО является бесплатным, при этом у пользователей нет никаких ограничений для приема и совершения звонков. 

Вне зависимости от того, какое оборудование использует компания для связи в офисе, сотрудники могут звонить на любые телефонные номера (городские, мобильные, 8800) и на разные телефонные аппараты. Таким образом через IP-телефонию можно звонить по любым схемам: компьютер —  компьютер, компьютер — телефон, телефон — телефон. 

Важно подчеркнуть, что IP-телефония применяется для телефонизации офисов компаний абсолютно разных отраслей. Есть даже готовые комплексные решения связи для колл-центров, интернет-магазинов, розничной торговли, туризма, недвижимости, агентств недвижимости и др.

Практика показывает, что большинство компаний подключают IP-телефонию с нуля не только для быстрого старта, но и для экономии. Вы сокращаете не только вложения, но и экономите на звонках. Благодаря единой корпоративной сети сотрудники компании разговаривают друг с другом бесплатно, а большой выбор тарифных планов и пакетов минут также обеспечивают выгодные местные, междугородние и международные звонки на внешние номера (как городские, так и мобильные).

Модернизация офисной телефонии

Абсолютно другие причины подталкивают компании подключать IP-телефонию для апгрейда уже существующей ИТ и телеком-инфраструктуры. В данном случае организации выбирают IP-телефонию в офис из-за ее гибкости настроек и широкой функциональности.

Особенности подключения IP-телефонии для обновления сети

Интеграция с любыми сервисами. IP-телефонию легко объединить с другими видами связи и теми бизнес-приложениями, которые уже использует компания. Например, есть возможность связать коммуникационные сервисы с разными CRM и ERP, справочными и правовыми системами, сервисами для управления проектами, HelpDesk, а также разными корпоративными мессенджерами. 

Гибкое масштабирование бизнеса. Виртуальная офисная телефония легко подстраивается под масштабы бизнеса, в частности, число сотрудников. В любой момент можно как увеличить, так и уменьшить число внутренних линий для необходимого числа сотрудников. Таким образом, компания платит только за те мощности, которые на самом деле использует в работе.

Связь по всему миру. На базе виртуальной телефонной станции крупные и территориально-распределенные компании создают единую сеть не только в рамках одного офиса, но и для всех своих филиалов. В этом случае для связи с коллегами или перевода звонка в другой регион, достаточно просто набрать необходимый добавочный номер.

Рост информационной безопасности. По мере развития бизнеса растет потребность в обеспечении информационной безопасности в компании. При использовании IP-телефонии можно защитить данные с помощью сквозного шифрования, автоматического резервирования, круглосуточного мониторинга сети, блокировки звонков и спама, разграничения доступа к сети между пользователями и др.

Дополнительные функции. Часто компании подключают IP-телефонию вместе с аналоговыми АТС и корпоративной мобильной связью, чтобы расширить функциональные возможности телефонной сети: запись и хранение телефонных звонков, перевод звонков в текст и их анализ, обработка звонков с помощью виртуальных голосовых помощников.

Благодаря появлению в арсенале компании новых коммуникационных сервисов у организаций есть возможность решать дополнительные бизнес-задачи: 

• Контроль качества работы сотрудников. Телефонизация офиса с помощью виртуальных сервисов обеспечивает контроль за работой сотрудников как в рамках коммерческого помещения, так и за его пределами. В любой момент руководитель может посмотреть статистику по звонкам, оценить нагрузку на специалиста, определить лидеров в команде и т.д.

• Оценка маркетинговых активностей. С помощью такого специального сервиса как коллтрекинг можно определять наиболее эффективные рекламные площадки, откуда приходит максимальное число клиентов.  Исходя из показателей легко корректировать маркетинговый бюджет, выбирать наиболее результативные каналы продвижения для разных рекламных кампаний.

• Создание удаленных рабочих мест. Сервисы IP-телефонии помогают создавать единое информационное пространство для всех сотрудников компаний. Даже находясь в командировке или на объекте, сотрудник компании может принимать звонки клиентов, переводить вызовы на коллег, подключать к аудио и видеоконференциям. 

• Анализ обращений клиентов. Записи звонков можно прослушивать, также их легко транскрибировать в текст и изучать с листа, а сервис речевой аналитика автоматически ищет и анализирует в разговорах важные слова и выражения. Таким образом, можно изучать причины обращения клиентов, спрос на товары и услуги, быстро отрабатывать недовольства клиентов. 

С помощью виртуальных коммуникационных сервисов компании полностью или частично модернизируют телефонную сеть, а также позволяют переходить бизнесу на гибридные форматы работы. Так, например, организации  объединяют внутренние ИТ-ресурсы с инфраструктурой и услугами сторонних поставщиков облачных сервисов.

Как подключить IP-телефонию в офис?

Если вы решили подключить IP-телефонию в офис, то необходимо ответить для себя на несколько вопросов:

• Какие задачи вы хотите решить с помощью IP-телефонии?

• В каком формате работают сотрудники вашей компании?

• Сколько сотрудников будут использовать IP-телефонию?

• По каким направлениям чаще всего совершаются звонки?

• Сколько минут в среднем в месяц разговаривают сотрудники?

Эти вопросы — не излишнее любопытство провайдера или очередной отчет для вашего руководства, а важные данные для выбора более подходящего поставщика в соотношении стоимости услуг связи и набора доступных сервисов.  

Итак, если все бизнес-задачи определены и приблизительные цифры посчитаны, пора искать провайдера услуг IP-телефонии. Организацию телефонной связи в офисе стоит поручить профессионалам, которые уже зарекомендовали себя на рынке виртуальных сервисов и имеют опыт работы с компаниями разного размера.

• Проведите маркетинговое исследование. Сегодня на рынке представлено большое число поставщиков. Отличаются они не только стоимостью услуг, но и набором предоставляемых сервисов, а также пулом доступных к подключению виртуальных телефонных номеров. 

• Оцените качество связи. Чтобы не покупать кота в мешке, протестируйте связь в течении бесплатного периода (как правило, не более 14 дней) или подключите демо-версию виртуальной АТС. Так вы сможете на практике оценить возможности и особенности сервиса.

• Подберите оборудование. Используйте IP-телефон или обычный аппарат, но в этом случае вам необходимо приобрести для него SIP-адаптер. Можно скачать бесплатное ПО и установить его на телефоне, ПК или рабочем ноутбуке. Для софтфона вам также потребуется гарнитура или наушники. 

• Подключите IP-телефонию. Оставить заявку на подключение можно на сайте в чате или по телефону. Подробно расскажите про ваши задачи и технические особенности компании. После подписания договора с провайдером остается только подготовить ТЗ и внести деньги на баланс. 

Стоимость IP-телефонии в офис

Как правило, виртуальная АТС подключается бесплатно. Ежемесячная абонентская плата зависит от того набора сервисов, которые выбирает и использует компания. Кроме этого организации платят за аренду виртуальных номеров и за звонки.  У нас вы можете подключить IP-телефонию в офис — от 990 рублей в месяц. Если есть вопросы по телефонизации офиса с помощью сервисов IP-телефонии, будем рады ответить.